Chráňte svoje dôverné dokumenty

Nedbanlivé zaobchádzanie s dôvernými citlivými informáciami v tlačenej forme alebo na nosičoch môže spôsobiť vážne a náhle finančné straty a rôznym spôsobom ublížiť Vám, aj Vašej spoločnosti. Množstvo vyhodených dokumentov a papierov, ako sú firemné plány, účtovné záznamy, korešpondencia, zmluvy, obchodné informácie o klientoch a pod., ktoré končia v odpadkovom koši, je vynikajúcou príležitosťou na ukradnutie identity a sledovanie spoločnosti alebo môže byť zneužité na vydieranie. Ľahkomyseľné nakladanie s dátami môže viesť tiež k závažným legislatívnym sankciám. Podľa nariadenia EÚ o Všeobecnej ochrane údajov (GDPR) z 25.5.2018 tí, ktorí zhromažďujú a spravujú osobné údaje, musia tieto údaje chrániť pred zneužitím a musia dodržiavať zákon o ochrane údajov. Vyhnite sa preto zbytočnej pokute a poškodeniu dobrého mena Vašej firmy ochranou tlačených informácií.

Aké je riešenie?

U niektorých typov dokumentov spôsob likvidácie priamo ukladajú právne normy DIN 32 757 a DIN 66399. Najjednoduchším spôsobom likvidácie je zničenie papierov a nosičov v skartátore, ktorý by mal spĺňať podmienky uvedených noriem. Ak potrebujete likvidovať dôverné a utajované spisy, práve od veľkosti narezaného papiera závisí úroveň bezpečnosti skartovania.

Norma DIN 32 757 definuje 5 stupňov utajenia (1 – 5), stupňom 2-5 zodpovedá aj Vyhláška Národného bezpečnostného úradu č. 339/1999 Zb. (V, D, T  a PT).

Norma DIN 66399 definuje 7 stupňov utajenia (P-1 až P-7) podľa maximálnej veľkosti, resp. obsahu narezaných častíc.

Ako si teda vybrať vhodný skartátor?

Pri výbere sa treba rozhodovať podľa týchto kritérií:

1. Požiadavka ochrany

Aký stupeň utajenia potrebujem? Ukážky rezov papiera formátu A4 pri stupňoch utajenia P-1 až P-7 s príslušnými druhmi skartovaných dokumentov podľa normy

DIN 66399:

2. Oblasť použitia

Podľa počtu osôb, ktoré budú skartátor využívať, sa skartátory delia na osobné, do domácej kancelárie, do kancelárie, na oddelenie či poschodie.

3. Periodicita a objem skartovaného materiálu

Podľa toho ako často a v akých množstvách budete materiály skartovať, vyberajte veľkosť skartátora. Pokiaľ je Vaším kritériom zároveň skartovanie dokumentov na čo najmenšie častice, potom pravidlo „čím väčší, tým lepší“ nemusí platiť.

4. Materiál na skartovanie

Budete skartovať aj ďalšie dátové nosiče ?. V prípade, že budete skartovať aj iný materiál, napr. optické dátové nosiče (O), magnetické dátové nosiče (T), elektronické dátové nosiče (E), filmy (F), prípadne hard disky (H) vyberajte si skartátor, ktorý je označený príslušným stupňom bezpečnosti (O, T, E, F, H).

5. Typ rezu

Podľa veľkosti častíc, ktoré vzniknú po skartácii, existujú rezy na prúžky, na častice

a mikročastice .

6. Rýchlosť rezu

Čím je rýchlosť vyššia, tým bude papier rýchlejšie zoskartovaný.

7. Kapacita

Udáva, koľko listov naraz dokáže skartátor zoskartovať. V prípade, ak sa kapacita papiera udáva v gramáži 70 g/m² a používate papier 80 g/m², udávanú kapacitu vynásobte číslom 0,875. Ak by ste kapacitu presiahli, príde k zahlteniu stroja.

8. Chod motora

V prípade zväčša menších skartátorov rátajte s tým, že doba skartovania bude iba niekoľko minút a po nich bude skartátor cca 20 minút v nečinnosti. V prípade skartovania väčšieho objemu radšej voľte skartátor s nepretržitým chodom.

9. Hlučnosť

Pri veľkých objemoch skartovania je dôležitý parameter hlučnosti, hlavne v prípade, ak bude skartátor umiestnený v kancelárii.

10. Špeciálne funkcie

Ak skartátor využíva viacej osôb, voľte také modely, ktoré sú vylepšené špeciálnymi funkciami, napr. :

Jam Proof – odolnosť voči zaseknutiu papiera,

Safe Sense – ochrana pri dotyku nebezpečnej zóny

Safety Lock – bráni neželanému spusteniu skartácie

Energy Savings System -  s úsporou energie.

Zopár rád na záver

Skartátory sú primárne určené na skartovanie papiera, niektoré modely skartujú aj iné nosiče, napr. CD/DVD, magnetické karty, filmy, elektronické nosiče. Pred skartáciou iného materiálu si tento materiál overte v príslušnom manuáli. Ak ho výrobca neudáva, materiál neskartujte, môžete nenávratne poškodiť rezaciu jednotku. U skartátora s rezom na častice a mikročastice pravidelne aplikujte mazací olej, aby ste zvýšili životnosť reznej jednotky. Neprekračujte kapacitu rezaného materiálu a pravidelne vyprázdňujte odpadovú nádobu. Takto Vám bude Váš skartátor bezproblémovo slúžiť.